Demoras, Errores y Falta de Trazabilidad en el Proceso de Devoluciones por Descuentos Indebidos a los Trabajadores Nombrados y/o Plazo Fijo del Hospital de Emergencias José Casimiro Ulloa

Abstract

El presente Trabajo de Suficiencia Profesional tuvo como objetivo analizar el proceso de devoluciones por descuentos indebidos aplicados al personal del Hospital de Emergencias “José Casimiro Ulloa”, entidad pública del Estado que brinda atención médica especializada y servicios administrativos en salud. El estudio identificó que dicho proceso presentaba demoras considerables, ausencia de trazabilidad, reprocesos documentarios y limitada comunicación entre las áreas involucradas, lo que generaba insatisfacción entre los trabajadores y retrasos en la devolución de los montos descontados. A fin de abordar esta problemática, se desarrolló un diagnóstico integral del proceso mediante la aplicación de herramientas de gestión por procesos y de mejora continua, analizando los flujos documentarios, responsabilidades funcionales y tiempos de respuesta en cada etapa. Como resultado de este análisis, se plantearon tres alternativas de mejora orientadas a optimizar la eficiencia, fortalecer la transparencia administrativa y garantizar la atención oportuna de las devoluciones, contribuyendo a una gestión más ordenada, ágil y centrada en el usuario interno.

This Professional Proficiency Project aimed to analyze the refund process for undue payroll deductions applied to the personnel of the Emergency Hospital “José Casimiro Ulloa”, a public institution belonging to the Peruvian State that provides specialized medical care and administrative health services. The study identified that this process presented significant delays, lack of traceability, documentary reprocessing, and limited communication among the areas involved, which generated dissatisfaction among workers and delays in the reimbursement of deducted amounts. To address this issue, a comprehensive diagnosis of the process was carried out through the application of process management and continuous improvement tools, analyzing document flows, functional responsibilities, and response times at each stage. As a result of this analysis, three improvement alternatives were proposed to optimize efficiency, strengthen administrative transparency, and ensure the timely attention of refund requests, contributing to a more organized, agile, and user-centered management within the institution.