Implementación de una plataforma de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para optimizar la validación de datos del Bill of Lading al zarpe de la nave en una agencia marítima durante el periodo 2024

Abstract

El presente trabajo propone una propuesta de mejora basada en la incorporación de una plataforma de gestión de documentos electrónicos (EDMS), específicamente OpenText, con el objetivo de agilizar y asegurar la validación de datos del Bill of Lading (BL) en el proceso de zarpe de las naves en una “agencia marítima”. La investigación aborda una problemática operativa marcada por la falta de trazabilidad, la fragmentación de procesos y los errores constantes en la corrección de documentos posteriores al zarpe; todo ello provoca una carga excesiva de trabajo, retrasos en la atención al cliente y la posibilidad de incurrir en sanciones económicas. A lo largo del estudio se contemplaron tres opciones tecnológicas: Hyland, Laserfiche y OpenText. Finalmente, se seleccionó OpenText por su mayor capacidad para integrarse con sistemas externos, su funcionalidad robusta y su coherencia con los objetivos estratégicos de la organización. Esta decisión responde a la necesidad de mejorar la eficiencia operativa, asegurar la compatibilidad con distintas plataformas y facilitar la coordinación entre equipos internos y socios externos. El análisis se enriquece con evidencia empírica, tanto nacional como internacional, que demuestra cómo la digitalización documental, la interoperabilidad y la colaboración interinstitucional fortalecen la gestión en entornos logísticos complejos. La propuesta considera una estrategia de implementación que integra la conexión con sistemas de autoridades, la definición de acuerdos operativos claros y un plan de capacitación gradual, asegurando una adopción sólida y sostenida que convierta la plataforma en un recurso estratégico y competitivo para la agencia.

This paper proposes an improvement based on the incorporation of an electronic document management system (EDMS), specifically OpenText, with the aim of streamlining and ensuring the validation of Bill of Lading (BL) data in the ship departure process at a “shipping agency.” The research addresses an operational problem marked by a lack of traceability, fragmented processes, and constant errors in the correction of documents after departure, all of which cause excessive workloads, delays in customer service, and the possibility of financial penalties. Three technological options were considered throughout the study: Hyland, Laserfiche, and OpenText. Ultimately, OpenText was selected for its greater ability to integrate with external systems, its robust functionality and its consistency with the organization's strategic objectives. This decision responds to the need to improve operational efficiency, ensure compatibility with different platforms, and facilitate coordination between internal teams and external partners. The analysis is enriched with empirical evidence, both national and international, demonstrating how document digitization, interoperability, and inter-institutional collaboration strengthen management in complex logistical environments. The proposal considers an implementation strategy that integrates connection with government systems, the definition of clear operational agreements, and a gradual training plan, ensuring solid and sustained adoption that will make the platform a strategic and competitive resource for the agency.