Propuesta de automatización del proceso de validación y registro de facturas de servicios logísticos en operaciones de importación en una empresa siderúrgica.

Abstract

El presente trabajo propone una solución estructurada para optimizar el proceso de validación y registro de facturas por servicios logísticos de importación en una empresa siderúrgica peruana. El diagnóstico evidencia que la gestión manual, basada en la recepción de facturas por correo electrónico, la validación en SAP y el registro en el portal contable, genera errores de digitalización, reprocesos, pérdida de documentos y registros duplicados. Anualmente se procesan alrededor de 9,088 facturas, lo que demanda 1,136 horas laborales y ocasiona retrasos en el registro, incluso después del vencimiento, afectando la coordinación entre logística, comercio exterior, contabilidad y tesorería.

Ante esta problemática, se evaluaron tres alternativas de solución: (1) automatización mediante Microsoft Power Platform, (2) implementación de un sistema RPA con OCR y (3) desarrollo de un módulo de recepción de facturas en el portal de proveedores CAASA. Tras un análisis técnico, operativo y financiero, se determina que la alternativa más adecuada es la implementación de RPA+OCR, por su capacidad para estandarizar el flujo, automatizar la lectura y validación de comprobantes, reducir errores y fortalecer la trazabilidad y consistencia documental.

La investigación adoptó un enfoque cualitativo bajo el diseño de estudio de caso, debido a la necesidad de comprender en profundidad las deficiencias del proceso actual. Desde la perspectiva financiera, la propuesta presenta un VAN de S/ 31,075.46, una TIR de 23% y un período de recuperación de 3 meses y 28 días. Asimismo, la solución constituye un avance hacia futuras iniciativas de transformación digital.

This study proposes a structured solution to optimize the process of validating and recording invoices for import-related logistics services in a Peruvian steel company. The diagnostic assessment revealed that the manual process, based on receiving invoices via email, validating them in SAP, and recording them on the accounting portal, results in data entry errors, rework, document loss, and duplicate records. Approximately 9,088 invoices are processed annually, requiring 1,136 labor hours and generating delays in registration, often occurring after the due date. These issues negatively affect coordination among the logistics, foreign trade, accounting, and treasury areas.

To address this problem, three solution alternatives were evaluated: (1) automation using Microsoft Power Platform, (2) implementation of an RPA system with OCR capability, and (3) development of an invoice-submission module within the CAASA supplier portal. After the technical, operational, and financial assessment, the most suitable alternative was identified as RPA+OCR, due to its ability to standardize workflows, automate invoice reading and validation, reduce errors, and strengthen document traceability and consistency.

The research employed a qualitative approach using a case study design to gain an in-depth understanding of the deficiencies in the current manual process. From a financial perspective, the proposal demonstrates a Net Present Value (NPV) of S/ 31,075.46, an Internal Rate of Return (IRR) of 23%, and a recovery period of 3 months and 28 days. Additionally, the solution lays the groundwork for the future.