Mejora de la eficiencia operativa de la Subunidad de Abastecimiento de la Zona Registral N° IX – SUNARP mediante la automatización de procesos administrativos con inteligencia artificial

Abstract

El objetivo de este trabajo es proponer mejoras para hacer más eficiente la operatividad de la Subunidad de Abastecimiento de la Zona Registral N.º IX – SUNARP, utilizando la automatización de procesos administrativos con inteligencia artificial (IA). A través de un diagnóstico que incluye análisis PESTEL, las fuerzas de Porter, matrices EFE y EFI, y la cadena de valor, se ha identificado que la Subunidad de Abastecimiento enfrenta un problema debido al uso excesivo de procesos manuales, una baja digitalización y una capacidad de respuesta limitada ante las necesidades internas de bienes y servicios. En la investigación, se han propuesto tres opciones para abordar la problemática: Primero, establecer un sistema de inteligencia artificial que automatiza procesos reiterativos; en segundo lugar, desarrollar una plataforma digital que impulse la comunicación entre áreas, y finalmente, utilizar la metodología Lean Six Sigma para reestructurar los procesos administrativos en el área de abastecimiento. Al evaluar estas alternativas, se determina que la primera opción es más factible, dado que ejerce un efecto considerable en la organización y se alinea con los objetivos estratégicos de la entidad. La propuesta seleccionada posibilitará reducir los tiempos de respuesta a las necesidades, potenciar la rastreabilidad y disminuir los fallos operativos. Además, se tratan las repercusiones administrativas y operativas, incluyendo indicadores fundamentales para su valoración. En conclusión, se deduce que la inteligencia artificial es un recurso útil para actualizar la administración pública, y se aconseja su aplicación gradual, junto con la formación y el impulso de la cultura digital en la organización.

The objective of this work is to propose improvements to streamline the operation of the Supply Subunit of Registry Zone No. IX - SUNARP, using the automation of administrative processes with artificial intelligence (AI). Through a diagnosis that includes PESTEL analysis, Porter's forces, EFE and EFI matrices, and the value chain, it has been identified that the Supply Subunit faces a problem due to the excessive use of manual processes, low digitalization, and a limited response capacity to internal needs for goods and services. In the research, three options have been proposed to address the problem: First, establish an artificial intelligence system that automates repetitive processes; second, develop a digital platform that promotes communication between areas; and finally, use the Lean Six Sigma methodology to restructure administrative processes in the supply area. When evaluating these alternatives, it was determined that the first option is the most feasible, given that it has a considerable impact on the organization and aligns with the entity's strategic objectives. The selected proposal will make it possible to reduce response times to needs, enhance traceability, and reduce operational errors. Furthermore, the administrative and operational repercussions are addressed, including key indicators for their assessment. In conclusion, it is clear that artificial intelligence is a useful resource for updating public administration, and its gradual implementation is recommended, along with training and promoting the organization's digital culture.