​​​​Sistema de Gestión Documental (SGD) para la trazabilidad y digitalización de documentación institucional en hospitales de nivel III en el Perú​

Abstract

Actualmente, las instituciones del sector salud enfrentan la necesidad de modernizar sus procesos internos para responder con mayor eficiencia a las exigencias operativas y administrativas. En ese sentido, se identificaron diversas limitaciones en la red de hospitales asegurados del sector salud en Perú relacionadas con la gestión documental, lo que origina demoras en la atención y una alta dependencia de procesos manuales que dificultaban la trazabilidad y el control adecuado de las solicitudes internas.

Ante esta problemática, se desarrolló un sistema web orientado a digitalizar y centralizar la gestión y seguimiento de documentos dentro de la red prestacional. Esta solución permite registrar, organizar y monitorear los documentos de los distintos hospitales, buscando agilizar la atención, mejorar la comunicación entre áreas y reducir los errores derivados del tratamiento informal o descentralizado de la información.

Para su implementación, se definió una arquitectura física, la cual contempla el uso de servidores físicos del hospital, y lógica, la cual contempla el uso de una plataforma web para su rápido acceso, con módulos divididos por oficinas orgánicas según sus funciones y su organigrama, detalles que definirán su nivel de acceso. El objetivo de este sistema es la fluidez del proceso y la trazabilidad de los requerimientos, el cual comprende desde su ingreso hasta su cierre.

Con la puesta en marcha del sistema, se logró una mejora sustancial en la organización de los procesos, optimizando tiempos de respuesta, reduciendo incidencias por pérdida de información y facilitando la supervisión general de los requerimientos dentro de la red.

Currently, health sector institutions face the need to modernize their internal processes to respond more efficiently to operational and administrative demands. In this context, various limitations were identified within the network of insured hospitals in Peru's health sector related to document management, leading to delays in care and a high reliance on manual processes that hindered proper traceability and control of internal requests.

To address this issue, a web-based system was developed to digitize and centralize the management and tracking of documents across the healthcare network. This solution allows for the registration, organization, and monitoring of documents from different hospitals, aiming to streamline care, improve communication between departments, and reduce errors stemming from informal or decentralized handling of information.

For its implementation, a physical architecture was defined, which includes the use of the hospital's physical servers, and a logical architecture, which includes the use of a web platform for rapid access, with modules divided into organizational offices according to their functions and organizational charts, details that will define their access level. The objective of this system is to ensure a fluid process and traceability of requests, from their entry to their closure.

With the deployment of the system, substantial improvements were achieved in process organization, optimizing response times, reducing incidents caused by information loss, and facilitating overall supervision of requests within the network.