Propuesta de implementación de un software documental a medida para optimizar el proceso de exportación en una empresa exportadora de frutas del Perú en el 2025

Abstract

El presente Trabajo de Suficiencia Profesional tiene como objetivo proponer una solución tecnológica que permita optimizar el flujo documental en los procesos de exportación de la “Empresa exportadora de frutas del Perú”. A partir del diagnóstico de la situación actual, se identificaron deficiencias relacionadas con reprocesos, demoras y bajo nivel de trazabilidad. Para atender estas brechas, se evaluaron tres alternativas tecnológicas: una plataforma web preconfigurada (KAWAK), una solución de automatización con inteligencia artificial (Power Platform) y un desarrollo a medida (LABS). El análisis comparativo incluyó criterios técnicos, operativos, financieros y culturales. Como parte de la evaluación se aplicaron herramientas como matriz de decisión, análisis de flujo de caja económico y financiero, VAN, TIR y cronogramas Gantt. Asimismo, se realizaron entrevistas a expertos con el fin de sustentar la selección de la alternativa más viable. El resultado permitió determinar que el desarrollo a medida con LABS ofrece mayores beneficios en términos de personalización, integración con sistemas internos y retorno financiero. Finalmente, se plantea un enfoque integral de implementación que contempla aspectos de infraestructura, capacitación y gestión del cambio, garantizando así la sostenibilidad de la solución tecnológica en el mediano y largo plazo.

The objective of this Professional Sufficiency Project is to propose a technological solution to optimize the document flow in the export processes of the “Empresa exportadora de frutas del Perú” (Peruvian fruit exporting company). From the diagnosis of the current situation, deficiencies related to reprocesses, delays and low level of traceability were identified. To address these gaps, three technological alternatives were evaluated: a preconfigured web platform (KAWAK), an automation solution with artificial intelligence (Power Platform) and a customized development (LABS). The comparative analysis included technical, operational, financial and cultural criteria. As part of the evaluation, tools such as decision matrix, economic and financial cash flow analysis, NPV, IRR and Gantt schedules were applied. Expert interviews were also conducted to support the selection of the most viable alternative. As a result, it was determined that custom development with LABS offers greater benefits in terms of customization, integration with internal systems and financial return. Finally, a comprehensive implementation approach is proposed that includes aspects of infrastructure, training and change management, thus guaranteeing the sustainability of the technological solution in the medium and long term.