Aplicación de la gestión por procesos en un hospital de Nivel III-1 para incrementar la efectividad del proceso de abastecimiento de insumos médicos especiales

Abstract

El presente documento contiene la recopilación, evaluación y análisis de la información del proceso de abastecimiento de insumos médicos especiales de un hospital de Nivel III-1, en el cual se detectó que los resultados obtenidos no eran favorables, por el bajo índice de ejecución. En tal sentido, se planteó como objetivo principal incrementar la efectividad del proceso de abastecimiento de insumos médicos especiales mediante la implementación de la gestión por procesos. El diagnóstico de la situación real del proceso en ese momento (AS-IS) identificó el problema, que se tenía un bajo porcentaje de ejecución del abastecimiento de los insumos médicos especiales, originado por diversas causas, como: retrasos por esperas innecesarias, retrasos por excesiva derivación, procesos inconclusos y reprocesos. Para tal fin, se realizaron entrevistas y reuniones con personal involucrado en el proceso, revisión documental, recopilación de datos y observación directa. Se utilizó el análisis de tiempos para determinar la variabilidad de tiempos en cada expediente y el tiempo promedio. De igual forma, las herramientas de la gestión por procesos, para elaborar: el mapeo de procesos, la estandarización de procesos y procedimientos, fichas, diagramas de flujo e indicadores. Así también, la identificación de responsables de procesos y formación de equipo multifuncional. Los resultados evidenciaron que, tras la referida implementación, se logró una mejora significativa en los tiempos de respuesta, una mejor coordinación de equipo, seguimiento y control por medio de indicadores de gestión. Finalmente, la gestión por procesos es una herramienta eficaz para optimizar los procesos de abastecimiento hospitalario o similares.

This document presents the compilation, evaluation, and analysis of information regarding the supply process of special medical supplies in a Level III-1 hospital, in which it was found that the results obtained were not favorable due to a low execution rate. In this regard, the main objective was to increase the effectiveness of the supply process for special medical supplies through the implementation of process management. The diagnosis of the actual state of the process at that time (AS-IS) identified the main problem: a low execution rate in the supply of special medical supplies, caused by several factors such as unnecessary delays, excessive referrals, incomplete processes, and rework. To address this, interviews and meetings were held with staff involved in the process, in addition to document reviews, data collection, and direct observation. Time analysis was used to determine the variability in processing times for each case and to calculate the average time. Process management tools were also applied to develop process mapping, standardization of processes and procedures, process sheets, flowcharts, and performance indicators. Additionally, process owners were identified and a cross-functional team was formed. The results showed that, following the implementation, there was a significant improvement in response times, better team coordination, and enhanced monitoring and control through management indicators. In conclusion, process management is an effective tool for optimizing hospital supply processes or similar operational systems.