Sistema de Seguimiento para la Aprobación de Tesis en Instituciones de Educación Superior

Abstract

En la actualidad, las instituciones educativas de nivel superior requieren innovarse constantemente para optimizar sus procesos y reducir tiempos de respuesta. En este contexto, surge la necesidad de crear un sistema de seguimiento para la aprobación de tesis, cuyo objetivo principal es optimizar el proceso de revisión y aprobación, minimizando los retrasos tanto para los estudiantes como para el personal académico. Anteriormente, el proceso dependía en gran medida de la comunicación manual por correo electrónico, lo cual generaba ineficiencias, retrasos y potenciales errores humanos. La solución propuesta es un sistema automatizado de aprobación de tesis que proporciona mayor eficiencia y transparencia en el proceso.

Entre las principales mejoras se incluye la posibilidad de que los estudiantes carguen sus documentos de tesis una sola vez, eliminando redundancias y reduciendo errores. Además, el sistema permite realizar un seguimiento en tiempo real del estado de aprobación de la tesis, lo que permite a los estudiantes, asesores y personal administrativo supervisar el proceso continuamente sin necesidad de realizar seguimientos manuales. Este sistema garantiza que todas las partes implicadas estén puntualmente informadas de cualquier actualización, reduciendo los retrasos en la comunicación.

Finalmente, la viabilidad del proyecto se sustenta mediante actas de aprobación de procesos previos, que avalan la adecuación del sistema a las necesidades académicas y confirman su potencial para optimizar el flujo de trabajo en el ámbito de la aprobación de tesis.

Nowadays, higher education institutions require constant innovation to optimize their processes and reduce response times. In this context, the need arises to create a tracking system for thesis approval, whose main objective is to optimize the review and approval process, minimizing delays for both students and academic staff. Previously, the process relied heavily on manual communication via e-mail, which generated inefficiencies, delays, and potential human errors. The proposed solution is an automated thesis approval system that provides greater efficiency and transparency in the process.

Major enhancements include the ability for students to upload their thesis documents only once, eliminating redundancies and reducing errors. In addition, the system allows real-time tracking of thesis approval status, enabling students, advisors, and administrative staff to monitor the process continuously without the need for manual follow-ups. This system ensures that all parties involved are promptly informed of any updates, reducing communication delays.

Finally, the feasibility of the project is supported by previous process approval records, which endorse the suitability of the system to the academic needs and confirm its potential to optimize the workflow in the field of thesis approval. The work includes both an internal and external diagnosis of the company, identifying strengths such as product quality and constant availability, but also weaknesses like the absence of an established marketing department and limited use of digital tools. The external analysis reveals economic, political, and social challenges, such as political instability in Peru and the increasing demand for healthcare services.

Several alternatives are proposed to address these problems, including the creation of a marketing department, the hiring of a marketing manager, and the complete outsourcing of the marketing area. Ultimately, the full implementation of a marketing department is selected as the most appropriate strategy to strengthen the company’s internal structure and improve its market positioning.