Propuesta de optimización de procesos mediante una herramienta digital en el servicio de outsourcing contable de la empresa Panorama BPO

Abstract

Este trabajo de investigación surge de la necesidad de mejorar la eficiencia del proceso de liquidación de importaciones en el departamento de contabilidad de Panorama BPO. Actualmente, el proceso implica tareas manuales tediosas y repetitivas que sobrecargan a los empleados causando el aumento de la probabilidad de errores humanos y quejas de los clientes.

Para abordar esta problemática, se llevó a cabo una investigación exhaustiva para identificar posibles soluciones que mitiguen los problemas aludidos. Se realizó un análisis detallado del proceso de liquidación de las importaciones como parte crítica del servicio de outsourcing de Panorama BPO. Como resultado, se formularon alternativas y luego se decide optimizar el proceso de liquidación de importaciones mediante la implementación de una automatización robótica de procesos (RPA), ya que dentro de una gama de opciones que fueron también evaluadas. Esta alternativa se alineaba de manera óptima con los requisitos de la empresa. Se encontraron varias opciones de RPA en el mercado siendo la más adecuada para Panorama BPO denominado RPA WINSHUTTLE. Esta herramienta se seleccionó debido a su facilidad de configuración, implementación y costos bajos de licencia, lo que contribuyó a reducir los gastos asociados con la ejecución del proceso.

Finalmente, se llevó a cabo una entrevista con el analista contable del área para evaluar su nivel de satisfacción con las ventajas potenciales de la implementación del modelo propuesto. Estas ventajas incluían la reducción del tiempo necesario para completar el proceso, la disminución de los costos y la eliminación de errores operativos.

This research work arises from the need to improve the efficiency of the import settlement process in the accounting department of Panorama BPO. Currently, the process involves tedious and repetitive manual tasks that overload employees causing increased likelihood of human error and customer complaints.

To address this problem, an exhaustive investigation was carried out to identify possible solutions that mitigate the aforementioned problems. A detailed analysis of the import settlement process was performed as a critical part of Panorama BPO's outsourcing service. As a result, alternatives were formulated and then it was decided to optimize the import clearance process by implementing robotic process automation (RPA), since within a range of options that were also evaluated. This alternative optimally aligned with the company's requirements. Several RPA options were found in the market, the most suitable for Panorama BPO called RPA WINSHUTTLE. This tool was selected due to its ease of configuration, deployment, and low licensing costs, which helped reduce expenses associated with running the process.

Finally, an interview was carried out with the area's accounting analyst to evaluate their level of satisfaction with the potential advantages of implementing the proposed model. These advantages included reducing the time needed to complete the process, decreasing costs, and eliminating operational errors.