Propuesta de implementación de una PMO para una empresa de servicios de tecnología

Abstract

Existe la necesidad de la empresa Bizlinks SAC de implementar una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) para mejorar la gestión de sus proyectos de facturación electrónica y así garantizar su éxito. La empresa cuenta con un bajo nivel de madurez en la gestión de proyectos y una estructura organizacional funcional bien definida, pero con una cultura organizacional en proyectos muy básica.

Existen problemas organizacionales que se pueden mejorar, como la falta de un procedimiento estándar para el seguimiento y ejecución de los proyectos, que dependen únicamente del jefe de proyecto, y la falta de un repositorio general de los proyectos que pueda ser usado para estandarizarlos.

El ambiente actual de pandemia COVID-19 ha forzado a las empresas a implementar la facturación electrónica lo más rápido posible, lo que ha incrementado el número de proyectos esperados para este año. Sin embargo, la falta de gestión eficiente de los proyectos podría llevar a resultados no deseados y costos que afecten el valor del negocio y las ganancias.

Por todo lo anterior, se propone implementar una PMO básica y usar la metodología de PMO Value Ring para el diseño de servicios y procedimientos para la ejecución de los proyectos desde la fase de inicio hasta su cierre, proporcionar formatos y herramientas estándares de apoyo para el desarrollo de los proyectos, proponer la implementación de un repositorio que custodie las lecciones aprendidas y un plan de implementación de la PMO propuesta. De esta manera, se espera mejorar la gestión de proyectos y garantizar el éxito de sus implementaciones.

There is a need for Bizlinks SAC to implement a PMO (Project Management Office) to improve their electronic billing projects and therefore guarantee their success. The Enterprise has a low project management maturity level and a well-defined functional organization structure, but a very basic project´s organizational culture.

There are organizational problems that can be improved, like the lack of a standard procedure for tracking and executing projects, which only depends on project leader, and the lack of a general project´s repository that can be used to standardize them.

The actual environment of pandemic COVID-19 has forced enterprises to implement electronic billing as fast as possible, which has increased the number of projects expected for this year. However, the lack of efficient management of projects could lead to undesirable results and costs that affect the business value and gains.

From all the above, we propose to implement a basic PMO and use PMO Value Ring Methodology to design services and procedures to manage projects from the first stage to its closure, provide formats and standardized tools to support the development of projects, propose the implementation of a repository to guard learned lessons and an implementation plan for the proposed PMO. Therefore, we expect to improve the project management and guarantee the success of its implementation.