Sistema Integrado para la gestión de contrataciones de las Fuerzas Armadas del Sector Defensa

Abstract

La Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas (ACFFAA) es un organismo público encargado de la adquisición de bienes y servicios para el Sector Defensa del Perú. Fundada en 2014, la ACFFAA se enfrentaba a problemas en sus procesos de contratación, lo que afectaba su eficiencia y transparencia. Antes de la implementación del Sistema Integrado de Gestión de Contrataciones (SIGCO), la ACFFAA experimentaba demoras en la gestión de procesos, falta de comunicación eficiente, complejidad en las contrataciones, puntajes medios en encuestas de satisfacción de usuarios y falta de trazabilidad en los procedimientos. Para abordar estos problemas, la ACFFAA implementó el SIGCO, un sistema integrado de gestión de contrataciones compuesto por seis módulos. El sistema fue desarrollado internamente y se implementó de manera progresiva, fomentando la participación de los responsables de los procesos. Además, se adaptó a los desafíos presentados por la pandemia de COVID-19. El sistema utilizó una variedad de tecnologías, incluyendo servidores Linux, Java, bases de datos Oracle y herramientas de desarrollo específicas. Su implementación se realizó con un enfoque en la colaboración interdepartamental y la capacitación del personal para garantizar su éxito y sostenibilidad. La implementación del sistema integrado trajo beneficios como la reducción de tiempos de atención, la generación de trazabilidad de la información, la obtención de información en tiempo real y una comunicación más fluida. Los usuarios internos y externos mostraron una mayor satisfacción, y se incrementaron los puntajes de calidad en un promedio del 20%. Cabe destacar que esta implementación fue reconocida como una buena práctica en gestión pública en la categoría de compras públicas eficientes por parte del equipo técnico de Ciudadanos al Día (CAD).

The Armed Forces Procurement Agency (ACFFAA) is a public agency responsible for the procurement of goods and services for the Peruvian Defense Sector. Founded in 2014, ACFFAA was facing problems in its contracting processes, which affected its efficiency and transparency. Prior to the implementation of the Integrated Procurement Management System (SIGCO), ACFFAA was experiencing delays in process management, lack of efficient communication, complexity in contracting, average scores in user satisfaction surveys, and lack of traceability in procedures. To address these problems, ACFFAA implemented SIGCO, an integrated procurement management system comprised of six modules. The system was developed internally and implemented progressively, encouraging the participation of those responsible for the processes. In addition, it was adapted to the challenges presented by the COVID-19 pandemic. The system used a variety of technologies, including Linux servers, Java, Oracle databases and specific development tools. Its implementation was done with a focus on interdepartmental collaboration and staff training to ensure its success and sustainability. The implementation of the integrated system brought benefits such as reduced service times, information traceability, real-time information, and more fluid communication. Internal and external users were more satisfied, and quality scores increased by an average of 20%. It should be noted that this implementation was recognized as a good practice in public management in the category of efficient public procurement by the technical team of Ciudadanos al Día (CAD).