Propuesta de mejora del proceso de aprobación de contratos en una empresa de servicios educativos

Abstract

En el presente proyecto de investigación analiza las causas por las que el tiempo de ciclo del proceso se ha excedido, se ha utilizado la metodología Lean Service y sus herramientas, para rediseñar el proceso y eliminar los desperdicios identificados. La empresa en estudio controla el proceso de contratación de servicios mayores a $15,000.00, a través de un proceso transversal, pasado por aprobaciones de áreas como Logística, Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos, Legal, así como de los Representantes Legales de la organización. Las áreas aprobadoras se definirán de acuerdo al tipo de contrato a realizar. Este proceso de aprobación no ha estado siendo eficiente, pues la alta gerencia ha recibido quejas de los clientes internos debido a que el tiempo ciclo de aprobación de su contrato excede el tiempo establecido por el área dueña del proceso y, si bien esto no tiene un impacto económico, impacta en la satisfacción, y ejecución de servicios para el cliente externo a tiempo. En un entorno que se hace más competitivo muchas empresas necesitan buscar y/o desarrollar nuevas ventajas competitivas. El aumento de los costos, accesibilidad a nuevos mercados y el aumento de la competencia es un reto para las universidades. El área seleccionada para el estudio del presente proyecto es el área Legal, la cual pertenece a la Dirección de Servicio y Calidad. Una de sus principales funciones es gestionar los contratos de los proveedores de servicios, los cuales son requeridos por sus clientes internos, que pueden ser de cualquier área de la empresa, sin embargo, sus clientes más frecuentes son: Operaciones por los contratos de mantenimiento de infraestructura; Comercial, por los contratos de publicidad, promoción y eventos institucionales; Investigación de mercado, por los diferentes proyectos que se realizan en la organización y el área Académica, por los contratos de software y los convenios académicos que realizan con otras instituciones.